Lavado de Activos



Manual de prevención

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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y OTROS DELITOS.

Prólogo
Compañía de Seguros Cóndor S.A., cumplidora de las leyes ecuatorianas ha elaborado un manual de políticas y procedimiento de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, con la finalidad de comprometer a sus Accionistas, Directorio, Funcionarios, Empleados, Clientes, Prestadores de Servicios de Seguros y Proveedores en General que es importante colaborar ante este mal de la sociedad y proteger a nuestra empresa que se vea involucrados en dichas actividades.

Es deber de la Empresa, sus clientes internos y externos contribuir con la sociedad para que todos sus actos se enmarquen en actividades lícitas y de honestidad.
De no cumplir con estos correctos lineamientos nos vemos en la responsabilidad de darlos a conocer a los entes de control para que cumplan con las investigaciones necesarias que de cómo resultado erradicar las actividades ilícitas.

Objetivo
El presente manual tiene como objetivo establecer las políticas y procedimientos necesarios para que la Compañía de Seguros Cóndor S.A. se prevenga de verse implicada o servir de medio para facilitar la realización de operaciones ilícitas como es el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

INTRODUCCION
El lavado de activos es el acto de ocultar o encubrir el origen de los recursos ilícitos e infiltrarlos en la economía formal. Dichos fondos pueden ser obtenidos por el narcotráfico u otras actividades ilegales, ocultándolos de tal manera que parezcan legítimos.

Es responsabilidad de la Compañía de Seguros Cóndor S.A. y de todos sus miembros prevenir y combatir el Lavado de Activos y cualquier otra actividad ilícita como el financiamiento de delitos en nuestra empresa, por lo que debemos evitar que los productos que ofrecemos al público sean utilizados para dichos fines.

Con la aplicación de los principios y valores éticos y de negocios que deben regir al sector seguros, resulta clara la inmoralidad e ilicitud del funcionario ó empleado que facilite, ofrezca o permita operaciones que sean, figuren o estén vinculadas con actividades ilícitas.

1. Antecedentes
El presente manual se emite para proteger a la Compañía de Seguros Cóndor S.A., de que los bienes que sean asegurados por los clientes, asegurados, afianzados y/o beneficiarios finales; al igual que los servicios que prestan nuestros empleados y nuestros prestadores de servicios de seguros no provengan de actividades ilícitas o ilegales por lo cual se establecen políticas y procedimientos que todos los miembros de la empresa deben acatar.

Por lo antes indicado el manual tomará como referente los siguientes marcos legales:
 
– Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas y su reglamento. (Ley No. 12, publicada en el R.O. del 26 de Septiembre del 2005).
– Ley para reprimir el lavado de activos y su reglamento.
– Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activo y Financiamiento del Delitos.
– Reglamento General a la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activo y Financiamiento del Delitos.
– Ley General de Instituciones del Sistema Financiero y su reglamento Manuales, instructivos y resoluciones emanados por el CONSEP. Convención de las Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes y Sustancias Psicotrópicas de 1988.
– Declaración de las cuarenta recomendaciones del GAFI. Acta Patriótica de los Estados Unidos de Norte Americana. Declaración de Principios de Basilea, 1988
– Código y Procedimiento Penal Ecuatoriano.
– Resoluciones de la Unidad de Análisis Financiero del Ecuador. Resoluciones emitidas por la Junta Bancaria y Superintendencia de Bancos y Seguros. (JB-2008-1154 del 17 de Julio del 2008). Resoluciones emitidas por la Junta Bancaria y Superintendencia de Bancos y Seguros. (JB-2010-1683 del 12 de Mayo del 2010), para el sistema financiero.
– Resoluciones emitidas por la Junta Bancaria y Superintendencia de Bancos y Seguros. (JB-2010-1767 del 21 de Julio del 2010), para el sistema de seguro privado.
– Resoluciones emitidas por la Junta Bancaria y Superintendencia de Bancos y Seguros. (JB-2012-2147 del 26 de abril del 2012), para el sistema de seguro privado.
– Resoluciones emitidas por la Junta Bancaria y Superintendencia de Bancos y Seguros. (JB-2013-2454 del 11 de abril del 2013), para el sistema de seguro privado.

2. Glosario de términos
Los términos utilizados en el presente manual deben interpretarse de acuerdo con las siguientes definiciones:

Actividades de alto riesgo.- Aquellas que por sus características particulares representan un mayor riesgo para las personas naturales y jurídicas del sistema de seguros privado de ser utilizadas en el cometimiento del delito de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;
 
Alta gerencia.- Nivel jerárquico dentro de la organización que cuenta con autonomía para tomar decisiones. La integran los presidentes y vicepresidentes ejecutivos, gerentes generales, vicepresidentes o gerentes departamentales y otros profesionales responsables de ejecutar las decisiones del directorio, de acuerdo con las funciones asignadas y la estructura organizacional definida en cada institución;

Apoderado.- Persona legalmente facultada para actuar a nombre de otra en los ámbitos que se acuerden por ambas partes por medio de un contrato de representación o mandato. Las actuaciones del apoderado se consideran responsabilidad del titular o poderdante; salvo que el mandatario exceda las atribuciones del contrato de representación;

Asegurado.- El cliente, persona natural o jurídica de las empresas de seguros y compañías de reaseguros interesado en la transferencia de los riesgos;

Asesores productores de seguros.- Aquellas personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de asesorar a los clientes, previa la contratación de un seguro, durante la vigencia del contrato o para la tramitación del reclamo. Estos se dividen en:
  • Agentes de seguros.- Personas naturales autorizadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, que a nombre de una empresa de seguros se dedican a gestionar y obtener contratos de seguros, que se rijan por el contrato de trabajo suscrito entre las partes y no podrán prestar tales servicios en más de una entidad aseguradora por clase de seguros; y, los agentes de seguros, personas naturales que a nombre de una o varias empresas de seguros se dedican a obtener contratos de seguros, que se rijan por el contrato mercantil de agenciamiento suscrito entre las partes; y,
  • Agencias asesoras productoras de seguros.- Personas jurídicas autorizadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, con organización y cuya única actividad es la de gestionar y obtener contratos de seguros para una o varias empresas de seguros o de medicina prepagada autorizadas a operar en el país;

Beneficiario.- Persona natural o jurídica, que ha de percibir en caso de siniestro el producto de la póliza del seguro contratado, pudiendo ser el propio contratante o un tercero;

Beneficiario final.- Se refiere a las personas naturales que son las propietarias finales del producto de la póliza contratada o tienen el control final de un cliente y/o de la persona en cuyo nombre se realiza la operación. Comprende a aquellas personas que ejercen el control efectivo sobre una persona jurídica o acuerdo legal;

Categoría.- Nivel en el que la empresa de seguros o compañía de reaseguros ubica a un cliente por el riesgo que éste representa;

Cliente.- Persona natural o jurídica con la que una empresa de seguros o compañía de reaseguros establece, de manera ocasional o permanente, una relación contractual de carácter financiero, económico o comercial; entre ellos el asegurado, el contratante o solicitante de seguro, beneficiario y apoderado;

Cliente ocasional.- Persona natural o jurídica que desarrolla una vez o eventualmente negocios con las empresas de seguros y compañías de reaseguros;

Cliente permanente.- Persona natural o jurídica que, al amparo de un contrato, mantienen una relación comercial habitual con las empresas de seguros y compañías de reaseguros;

Cliente potencial.- Es la persona natural o jurídica que ha consultado por los servicios o productos de las empresas de seguros o reaseguros, y que pueda estar interesados en acceder a un producto o servicio diferente o nuevo;

Colaboradores cercanos.- Incluye a aquellas personas que se benefician del hecho de ser cercanos a la persona políticamente expuesta, tales como, sus colaboradores de trabajo, asesores, consultores y socios personales;

Compañía de reaseguros.- Las compañías anónimas autorizadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, constituidas en el territorio nacional y las sucursales de empresas extranjeras establecidas en el país, de conformidad con la ley; y, los reaseguradores extranjeros que mantengan su registro vigente en la Superintendencia de Bancos y Seguros; y, cuyo objeto es el otorgar coberturas a una o más empresas de seguros por los riesgos que éstas hayan asumido, así como el realizar operaciones de retrocesión;

Contratante de reaseguros.- Persona jurídica que suscribe con una entidad reaseguradora un contrato de reaseguros;

Contratante de seguros.- Persona natural o jurídica que suscribe con una entidad aseguradora una póliza o contrato de seguros;

Criterio de riesgo.- Son los elementos sustentados que bajo cada factor de riesgo previamente definido, permiten evaluar dicho factor;

Debida diligencia.- Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos que aplica la entidad, a sus accionistas, clientes, empleados, prestadores de servicios de seguros, y mercado, para prevenir que se la utilice como un medio para el cometimiento de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Debida diligencia mejorada, reforzada o ampliada.- Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos, diferenciados, más exigentes, exhaustivas y razonablemente diseñadas en función de los resultados de identificación, evaluación y diagnóstico de los riesgos, que aplica la entidad para prevenir el cometimiento del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Debida diligencia simplificada.- Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos, que bajo la responsabilidad de la entidad, conforme su perfil de riesgo, aplica con menor intensidad a sus clientes para prevenir que se utilice como un medio para el cometimiento del delito de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Elementos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.- Son las políticas, procesos, procedimientos, documentados formalmente, estructura organizacional, el sistema de control interno, infraestructura tecnológica, capacitación y formación del personal y divulgación de normas y principios orientados a prevenir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Empresas de seguros.- Son las compañías anónimas autorizadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, constituidas en el territorio nacional y las sucursales de empresas extranjeras establecidas en el país, cuyo objeto exclusivo es el negocio de asumir directa o indirectamente, o aceptar y ceder riesgos en base a primas;

Empresa pantalla.- Es la compañía que no tiene una presencia física en el país donde fue legalmente constituida y autorizada para funcionar, ni en ningún otro país;

Etapas de prevención de lavado de activos.- Se refiere a la identificación, medición, control y monitoreo del riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Factores de riesgo.- Son parámetros que permiten evaluar las circunstancias y características particulares de clientes, productos y servicios, canal y situación geográfica, con la finalidad de determinar la probabilidades de ocurrencia e impacto de una operación inusual;

Financiamiento de delitos.- Actividad por la cual cualquier persona deliberadamente provea o recolecte fondos o recursos por el medio que fuere, directa o indirectamente, con la intención ilícita de que sean utilizados o a sabiendas que serán utilizados, en todo o en parte para cometer un acto o actos delictivos;

Financiamiento del terrorismo.- Actividad por la cual cualquier persona deliberadamente provea o recolecte fondos o recursos por el medio que fuere, directa o indirectamente, con la intención ilícita de que sean utilizados o a sabiendas que serán utilizados, en todo o en parte para cometer un acto o actos de terrorismo, por una organización terrorista o por un terrorista;

Interés asegurable.- Requisito que debe concurrir en quien desee la cobertura de determinado riesgo, reflejado en su deseo de que el siniestro no se produzca, ya que a consecuencia de él se originaría un perjuicio para su patrimonio;

Intermediarios de reaseguros.- Son personas jurídicas autorizadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, cuya única actividad es la de gestionar y colocar reaseguros y retrocesiones para una o varias empresas de seguros o compañías de reaseguros;

Lavado de activos.- Es el mecanismo a través del cual se oculta o disimula la naturaleza o el verdadero origen, ubicación, propiedad o control de dineros provenientes de actividades ilegales, tanto en moneda nacional como extranjera, para introducirlos como legítimos dentro del sistema económico de un país;

Mercado.- Es el conjunto de personas y organizaciones que participan de alguna forma en la compra y venta de los bienes y servicios o en la utilización de los mismos. Para definir el mercado en el sentido más específico, hay que relacionarle con otras variables, como el producto o una zona determinada;

Método de reconocido valor técnico.- Es una sucesión de pasos documentados, ligados entre sí por un propósito verificable, comprobable, operativo y fidedigno, que en función de sus clientes, productos y servicios, canal, ubicación geográfica, entre otros, las empresas de seguros y compañías de reaseguros deben usar para segmentar la información del cliente, establecer perfiles operacionales, de comportamiento y de riesgo, aplicar procesos de monitoreo y reportar inusualidades;

Modalidad de contratación de reaseguros.- Forma de colocación del reaseguro, excluyéndose la colocación de los reaseguros facultativos;

Ocupación.- Es la actividad económica o labor que habitualmente desempeña el cliente, tanto al inicio como durante el transcurso de la relación comercial;

Oficial de cumplimiento.- Es el funcionario que forma parte de la alta gerencia, calificado por la Superintendencia de Bancos y Seguros, responsable de verificar la aplicación de la normativa inherente a la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, ejecutar el programa de cumplimiento tendiente a velar por la observancia e implementación de los procedimientos y controles y buenas prácticas necesarios para la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Operación inusual e injustificada.- Movimientos económicos realizados por personas naturales o jurídicas, que no guarden correspondencia con el perfil operativo y de comportamiento establecido por la entidad sobre el cliente y que no puedan ser sustentados; o , cuando aún siendo concordantes con el giro y perfil del cliente parezcan desmedidos o inusuales, por su monto, frecuencia o destinatarios;

Organizaciones o empresas de alto riesgo.- Aquellas personas jurídicas que por su ubicación geográfica, su nicho de mercado, por el perfil de sus accionistas y demás características particulares, representan un mayor riesgo para las personas naturales y jurídicas que integran el sistema de seguro privado de ser utilizadas en el cometimiento de los delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Paraísos fiscales.- Son aquellos territorios o estados que se caracterizan por tener legislaciones impositivas y de control laxas, y que han sido clasificados como tales por el Servicio de Rentas Internas;

Perfil de comportamiento del sujeto de análisis.- Son todas aquellas características propias y habituales del sujeto de análisis, asociadas con su información general, modo de utilización de los servicios y productos que ofrece la institución;

Perfil operacional del sujeto de análisis.- Es el parámetro máximo determinado por la entidad, de las acreencias netas de todos los productos consolidados del sujeto de análisis, en función de la situación y actividades económicas que realiza mensualmente este cliente sobre el cual se debe confrontar su operatividad. En la medida que varíen los factores que determinen este perfil, este debe actualizarse;

Perfil de riesgo.- Es la condición de riesgo que presenta el cliente tanto por su perfil de comportamiento y su perfil operacional que le pueden exponer a la entidad a la ocurrencia de sucesos con implicaciones en lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

Peritos de seguros.- Personas naturales o jurídicas conocidos como inspectores de riesgos y ajustadores de siniestros:
  • Inspectores de riesgos:- Personas naturales o jurídicas autorizadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, cuya actividad es la de examinar y calificar los riesgos en forma previa a la contratación del seguro y durante la vigencia del contrato;
  • Ajustadores de siniestros.- Personas naturales o jurídicas autorizadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, cuya actividad profesional es la de examinar las causas de los siniestros y valorar la cuantía de las pérdidas en forma equitativa y justa, de acuerdo con las cláusulas de la respectiva póliza. El ajustador tendrá derecho a solicitar al asegurado la presentación de libros y documentos que estime necesarios para el ejercicio de su actividad.
Persona políticamente expuesta.- Es la persona que desempeña o ha desempeñado funciones públicas destacadas en el país o en el exterior, que por su perfil pueda exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, por ejemplo, jefe de Estado o de un gobierno, políticos de alta jerarquía, funcionario gubernamental, judicial o militar de alto rango, ejecutivo estatal de alto nivel, funcionario importante de partidos políticos. Las relaciones comerciales con, los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad o primero de afinidad y los colaboradores cercanos de una persona políticamente expuesta, implica que las instituciones del sistema financiero apliquen procedimientos de debida diligencia ampliados;

Prestadores de servicios de seguros.- Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, con la cual las empresas de seguros y compañías de reaseguros mantienen relaciones comerciales, es decir , todas las personas que conforman el sistema de seguro privado, autorizadas para operar en el país;
Productos de seguros.- Son las pólizas de seguros emitidas por las aseguradoras legalmente constituidas y autorizadas para operar en el Ecuador y las sucursales de empresas de seguros extranjeras establecidas y autorizadas a realizar operaciones en el país y la colocación de reaseguros de reaseguradoras nacionales, sucursales de reaseguradores extranjeros y reaseguradores extranjeros registrados en la Superintendencia de Bancos y Seguros;

Profesión.- Actividad que ejerce una persona públicamente y que requiere de un conocimiento especializado y una capacitación educativa de alto nivel;
Ramos de seguros.- Son aquellos relativos a riesgos con características o naturaleza semejantes. En este sentido se habla de ramo de vida, ramo de vehículos, ramo de incendios, entre otros;

Reasegurador o intermediario de reaseguro pantalla.- Entidad constituida en jurisdicción extranjera que no tiene presencia física en ningún país, que no está registrada en la Superintendencia de Bancos y Seguros y que no es subsidiaria o afiliada de un grupo financiero regulado;

Reaseguro.- Es una operación mediante la cual el asegurador cede al reasegurador la totalidad o una parte de los riesgos asumidos por él;

Segmentación.- Es el resultado de definir, identificar, clasificar y analizar adecuadamente los grupos de sus clientes, en función de sus características y criterios de riesgos adoptados;

Solicitante de seguro.- Es la persona natural o jurídica, que formula una solicitud de seguro a una entidad aseguradora;

Superintendencia de Bancos y Seguros.- Institución encargada de la supervisión y control del sistema de seguro privado con la finalidad de proteger los intereses del público en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, verificar la existencia de políticas y cumplimiento de procedimientos para prevenir que se utilice al sistema de seguro privado para lavar activos o financiar delitos; y,

Unidad de Análisis Financiera (UAF).- Institución legalmente facultada para solicitar y receptar con carácter de reservado información sobre operaciones cuyas cuantías superen los umbrales legales establecidos, así como aquellas consideradas inusuales e injustificadas, con el fin de realizar el análisis para determinar su esquema y origen.
 
3. Políticas de prevención de lavado de activos.
Compañía de Seguros Cóndor requiere que sus accionistas, directivos, funcionarios y empleados a nivel nacional conozcan y apliquen las siguientes políticas y procedimientos adecuados para prevenir y mitigar los riesgos que en la realización de sus operaciones, pueda ser utilizadas como instrumento para lavar activos y/o financiar delitos, de acuerdo a lo previsto en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del delito de Lavado de

Activos y Financiamiento de Delitos, su reglamento general y leyes conexas.

Las medidas indicadas en el presente manual cubren todos los servicios y productos de seguros, sin importar que sean en efectivo o no, así como a toda clase de clientes permanentes u ocasionales, accionistas, directivos, funcionarios, empleados, prestadores de servicios de seguros y proveedores en general.

Además, del presente manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, la empresa cuenta con un Código de Ética que se enmarca en reglas de conducta y que orientan las acciones de todos los miembros que conformar Compañía de Seguros Cóndor.

Los accionistas, miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios, empleados, personal temporal, representantes legales, contralores, auditores externos, apoderados, asesores y comisarios, no podrán dar a conocer a persona no autorizada y en especial a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones inusuales e injustificadas, que se ha comunicado sobre dichas operaciones a las autoridades competentes y se deberá guardar absoluta reserva al respecto;

El desacato a esta disposición, obliga al funcionario o empleado que conozca de ella a llevarla a conocimiento del Oficial de Cumplimiento, quien dará a esta información el mismo tratamiento que a un reporte de operaciones inusuales e injustificadas, informando si es el caso a la Unidad de Análisis Financiero UAF, para que traslade a la Fiscalía General del Estado los nombres de los funcionarios o empleados que hubieran transgredido esta prohibición.

El presente manual incluye los procedimientos que deben aplicarse en la Empresa para la prevención de Lavado de Activos y que debe ser cumplido por todos los miembros de la empresa bajo la responsabilidad de los Gerentes, Jefes o Encargados de los Departamentos asignados para dicho cumplimiento y deberá regirse en base a las políticas previamente establecidas.

3.1 Política Conozca a su Cliente
La política y procedimiento de Conozca a su Cliente, debe cumplirse para todos los clientes ocasionales, permanentes y potenciales, directos o por intermedio de asesores productores de seguros que realicen operaciones comerciales con la aseguradora;
 
1. La responsabilidad del cumplimiento de la política y procedimiento de Conozca a su Cliente es del Sub – Gerente Comercial, Jefes Comerciales y Ejecutivas Comerciales;

2. Se designará una persona responsable de recopilar, revisar, verificar, archivar y custodiar la información de los formularios de Conozca a su Cliente;

3. Se prohíbe contratar o iniciar negociaciones con cualquier persona o institución que conste en las listas del CONSEP u OFAC o se tenga certeza que tiene antecedentes penales;

4. Antes de entregar una póliza de seguros se debe obtener del cliente el formulario de “Conozca a su Cliente” y los documentos que se exigen en el formulario.

5. Si un cliente, persona natural o jurídica paga por concepto de primas, o recibe como pago por indemnización, una suma igual o superior a diez mil dólares de los Estados Unidos de América, deberá llenar el formulario de declaración de origen y destino licito de fondos y transacciones, se exceptúan las transferencias bancarias.

6. Los clientes que se categoricen y ponderen con un riesgo alto o sean considerados Personas políticamente expuestas, serán sometidos a una debida diligencia ampliada, no se vincularán o se cancelarán las relaciones comerciales y dependiendo del análisis que realice el Oficial de Cumplimiento será puesto a consideración del Comité de Cumplimiento;

7. Se prohíbe establecer relaciones comerciales con personas naturales o jurídicas:
a. Que sean sociedades o empresas comerciales constituidas al amparo de legislaciones extranjeras que permitan o favorezcan el anonimato de los accionistas o administradores, incluyendo en esta categoría a sociedades anónimas cuyas acciones sean emitidas al portador; o que dicha legislación impida la entrega de información; o que residan en países o territorios calificados por el GAFI como no cooperantes o en países considerados como paraísos fiscales por el Servicio de Rentas Internas;
b. Se trate de no residentes;
c. Exista o se tuviera dudas acerca de la veracidad de la información proporcionada por el cliente, o exista incongruencia con los datos que sobre él se haya obtenido con anterioridad o si el cliente no actúa por cuenta propia;
d. En los casos de clientes directos, si las personas no desean o no han estado físicamente presentes al inicio de la relación comercial para su identificación;
e. Existan estructuras complejas de clientes, beneficiarios y/o afianzado. Sus actividades o relaciones se encuentran ubicadas en países considerados como paraísos fiscales por el Servicio de Rentas Internas; y
f. Realicen operaciones que de alguna forma se presuma están relacionadas con el terrorismo u organizaciones que ayudan o respaldan al terrorismo, o de manera general al crimen organizado;

8. Se aplicará una debida diligencia abreviada o simplificada cuando:
a. El contratante sea una institución del sistema financiero, empresa de seguros o compañía de reaseguros sujeta al control de la Superintendencia de Bancos y Seguros;
b. El contratante sea una sociedad anónima que cotiza sus títulos en bolsa, que cumpla los requisitos para combatir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y este supervisado respecto el cumplimiento de esos controles;
c. El contratante sea una empresa pública o gubernamental;
d. Cuando el monto de la suma asegurada por un mismo cliente durante un año sea inferior a treinta mil dólares de los Estados Unidos de América (US$30.000,00) o su equivalente en otras monedas;
e. En el ramo de asistencia médica;
f. En los seguros contratados por personas naturales o jurídicas por cuenta y a favor de sus clientes o empleados, cuyo origen sea un contrato comercial o relación laboral, respecto de la información del asegurado y el beneficiario. En lo que hace relación al solicitante, la información debe requerirse en su totalidad;
g. En el ramo de fianzas, cuando se celebre contratos para garantizar el cumplimiento con entidades públicas;
h. En los seguros de contratación obligatoria de aplicación general;
i. En las pólizas para planes de pensión, jubilación y retiro, siempre y cuando no haya clausula de rescate y la póliza no pueda usarse como garantía;

Las medidas abreviadas, se aplicarán para excluir algún documento adjunto del formulario Conozca a su Cliente, pero que esto no afecte a la disponibilidad de la información general del cliente y cumpla con el formulario que permita a nuestra empresa establecer perfiles operativos y de comportamiento.

9. Si la contratación de los productos que ofrecemos se realiza por intermedio de los asesores productores de seguros, éstos serán responsables de la recopilación de la información y documentación solicitada en nuestro formulario de Conozca a su Cliente;

10.La información entregada por los clientes en los formularios es de propiedad de la Compañía de Seguros Cóndor, se la considera información reservada y confidencial por lo que se prohíbe que los empleados utilicen o divulgación dicha información de acuerdo a lo establecido en el manual de seguridad y confidencialidad de la información de la Compañía;

11.Bajo ninguna circunstancia se crearán o mantendrán pólizas anónimas cifradas, con nombre ficticios o se usará cualquier otra modalidad que encubra la identidad del titular.

12.Toda información sobre transacciones inusuales e injustificadas, que se descubra de los clientes, deberán estar justificadas por escrito. Dicha información posteriormente será analizada por el Oficial de Cumplimiento.

Procedimiento aplicable en Conozca a su Cliente:
Una de las medidas de prevenir el Lavado de Activos en la empresa es el receptar, revisar y verificar la información proporcionada por el cliente para conocerlo y conocer su actividad y si guarda relación con los bienes a ser asegurados, para lo cual el Gerente Comercial, Jefe Comercial y Ejecutivas comerciales serán responsables del cumplimiento.

Señales de alerta, que deben tener presente todos los miembros del departamento comercial al inicio de un negocio o en las operaciones o tratos con los clientes, las cuales deberán ser notificadas de inmediato al Oficial de Cumplimiento.

3.2 Política Conozca a su Accionista
Cuando el monto de las acciones adquiridas por el nuevo accionista de la empresa de seguros o compañía de reaseguros supere el 6% del capital suscrito, se requerirá una declaración de origen lícito de los recursos con los que adquiere su participación en la entidad, en la que además se detallará si estos provienen de remuneraciones, ahorros, herencias, legados, donaciones, inversiones, entre otros;

Procedimiento aplicable a Conozca a su Accionista
El Departamento Legal, será el responsable de cumplir el proceso de identificación y custodia de todos los documentos requeridos a los accionistas de la Compañía, en especial la declaración de origen lícito de los recursos con los que adquiere su participación en la entidad, en la que incluirá el detalle de su procedencia;

Dicha información será entregada a la Unidad de Cumplimiento para verificación de datos, documentos y revisiones en listas oficiales.
 
3.3 Política Conozca a su Empleado
Los miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios, empleados y personal temporal deberá cumplir con la política Conozca a su Empleado:

a. Desde el proceso de selección, contratación y hasta el último día de permanencia en la empresa la responsabilidad de revisar, verificar, archivar y custodiar la información de los formularios y del cumplimiento de la política Conozca a su Empleado, es de la Asistente de Recursos Humanos;

b. La persona seleccionada y previa su contratación deberá entregar al departamento de Recursos Humanos de la empresa el formulario de solicitud de empleo, con todos los documentos requeridos en el formulario;
1. No se permitirá la contratación de personas nacionales o extranjeras que tenga antecedentes o hayan tenido antecedentes penales, de narcotráfico o actividades ilícitas o delictivas.
2. A todos los miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios, empleados y personal temporal de la empresa se les entregara el Código de Ética, el mismo que deberá ser leído y firmado como constancia de su conocimiento y para su cumplimiento;
3. Es obligación de los ejecutivos, funcionarios, empleados y personal temporal de la empresa anteponer el cumplimiento de las normas en materia de prevención de lavado de activos, al logro de las metas comerciales.
4. Los miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios son responsables de la aplicación y supervisión estricta del cumplimiento de las políticas y procedimientos de la prevención de lavado de activos en las áreas bajo su
gestión y contarán con el apoyo y coordinación del Oficial de Cumplimiento y el Comité de Cumplimiento.
5. Todos los ejecutivos, funcionarios, empleados y personal temporal de la empresa deben participar obligatoriamente en las capacitaciones que se dicte sobre prevención de lavado de activos, y someterse a las evaluaciones respectivas, la resistencia puede ser considerada falta grave y ser sancionada de acuerdo al reglamento interno.
6. La existencia de alguna variación en los datos de la información proporcionada a la empresa deberá ser notificada de forma obligatoria al Departamento de Recursos Humanos, explicando las razones de las variaciones.
7. La información de los empleados es de propiedad de la Compañía de Seguros Cóndor, por lo que se prohíbe su divulgación de acuerdo a lo establecido en el manual de seguridad y confidencialidad de la información de la Compañía.
8. Toda información sobre transacciones inusuales e injustificadas, que se descubra de los empleados, deberá estar justificada por escrito. Dicha información posteriormente será analizada por el Oficial de Cumplimiento.

Procedimiento aplicable a Conozca a su Empleado:
Este procedimiento es importante para la prevención de lavado de activos, ya que nuestro cliente interno se relaciona con el cliente externo en las transacciones comerciales diarias y todos los miembros del directorio, ejecutivos, funcionarios, empleados y personal temporal deben tener acciones de honradez y honestidad en sus actividades. El responsable de hacer cumplir este procedimiento es el Asistente de Recursos Humanos.
Señales de alerta, que debe tener presente el Asistente de Recursos Humanos y que en caso de presentarse deberá notificar inmediatamente al Oficial de cumplimiento son.

3.4 Política Conozca a su Mercado
La Compañía debe cumplir con la política Conozca a su Mercado, que consiste en conocer y recabar información necesaria de todos los clientes de acuerdo a la actividad económica, zona geográfica en la que realiza sus actividades, profesión u ocupación que ejerza;

1. Tener amplio conocimiento de las variables macroeconómicas que influyen en los mercados; y los ciclos o períodos en las que rigen las actividades económicas de sus clientes;
2. Es importante conocer e identificar las industrias o sectores económicos con mayor frecuencia en tipologías de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, es decir, las que representan mayor riesgo;
3. Se debe segmentar a los clientes en función de sus relaciones económicas o financieras con dichas industrias y sectores económicos;
4. Es necesario determinar comportamientos inusuales del cliente frente a los estándares del mercado.
 
Procedimiento aplicable en Conozca a su Mercado:
Debemos conocer e identificar claramente el mercado al cual ofrecemos nuestros productos, conjuntamente con la información que nos proporciona el cliente, referente a sus actividades económicas, zona geográfica en la que realiza sus actividades, monto de las transacciones que realiza con nosotros, tipo y complejidad de sus transacciones, para monitorear sus operaciones y poder detectar inusualidades.

1. Analizar las características de las industrias y sectores económicos en general y compararlas con el comportamiento de nuestro cliente;
2. Se debe segmentar a los clientes en función de sus relaciones económicas o financieras con el sector o industria donde opera;
3. Determinar comportamientos inusuales del cliente frente a lo que regularmente se da en cada sector económico o industrial;

3.5 Política Conozca a su prestador de servicios de seguros
La política de Conozca a su prestador de servicios de seguros, consiste en conocer y recabar información necesaria de nuestros reaseguradores, intermediarios de reaseguros, asesores productores y peritos de seguros de los cuales recibimos sus servicios;

1. Todos los nuevos contratos de agenciamiento que se firmen deberán incluir la obligatoriedad de los asesores productores de seguros: “estos serán responsables de la recopilación de la información y documentación solicitada en nuestro formulario de Conozca a su Cliente” en los casos de contratos ya vigentes se procederá a emitir un adendum con el texto de su responsabilidad y se procederá a su legalización;

2. Lo establecido en el párrafo anterior es también aplicable para los intermediarios de reaseguros;

3. La responsabilidad de recabar, revisar y verificar la información de los prestadores de servicios de seguros será de: Jefe de Reaseguros; Jefes de Siniestros Guayaquil y Quito y Jefe de Cobranzas;

4. Todos los prestadores de servicios de seguros, están obligados a cumplir con los requisitos solicitados por la aseguradora en los formularios de Conozca a su prestador de servicios de seguros;

5. Toda nueva relación comercial con prestadores de servicios de seguros, deberá contar con la aprobación de la alta gerencia;
 
6. Todos los prestadores de servicios de seguros deberán contar con calificación de riesgo de la entidad realizada por empresa de reconocido prestigio, de ser aplicable;

7. Los prestadores de servicios de seguros deben contar con el debido permiso de funcionamiento otorgado por Superintendencia de Bancos y Seguros del Ecuador;

8. La información de los prestadores de servicios de seguros es de propiedad de la Compañía de Seguros Cóndor, por lo que se prohíbe su divulgación de acuerdo a lo establecido en el manual de seguridad e confidencialidad de la información.

9. Toda información sobre transacciones inusuales e injustificadas, que se descubra de los prestadores de servicios de seguros, deberán estar justificadas por escrito. Dicha información posteriormente será analizada por el Oficial de Cumplimiento.

Procedimiento aplicable en Conozca a prestador de servicios de seguros:
Nuestras políticas exigen que debamos conocer a nuestros reaseguradores, intermediarios de reaseguros, asesoras productoras y peritos de seguros, nacionales o extranjeros, como medidas de prevención de lavado de activos en las transacciones que realicen con nuestra Compañía.

Señales de alerta, que puede presentar alguno de los prestadores de servicios de seguros, deberá ser notificado de inmediato al Oficial de Cumplimiento, ya que se podría considerar como una inusualidad:

3.6 Política Conozca a su Proveedor
La política de Conozca a su Proveedor, consiste en conocer y recabar información necesaria de nuestros proveedores de bienes y servicios en general:
1. La responsabilidad de recabar, revisar y verificar la información de los proveedores será de las: Asistente Administrativa y Jefe de Siniestros. Los proveedores de siniestros corresponderán a talleres, concesionarios almacenes de repuestos y otros;
2. Todos los proveedores están obligados a cumplir con los requisitos solicitados por la aseguradora en los formularios de Conozca a su Proveedor;
3. Los proveedores deben contar con el debido permiso de funcionamiento otorgado por Superintendencia de Compañías del Ecuador;
4. La información de los proveedores es de propiedad de la Compañía de Seguros Cóndor, por lo que se prohíbe su divulgación de acuerdo a lo establecido en el manual de seguridad e confidencialidad de la información;
5. Toda información sobre transacciones inusuales e injustificadas, que se descubra de los proveedores, deberá estar justificada por escrito. Dicha información posteriormente será analizada por el Oficial de Cumplimiento;
Procedimiento aplicable en Conozca a su Proveedor:
Nuestras políticas exigen que debamos conocer a su proveedor, como medidas de prevención de lavado de activos en las transacciones que realicen con nuestra Compañía, por lo que ellos deben cumplir el siguiente procedimiento:
Antes de iniciar la relación contractual con los proveedores, deberá requerir la información básica que se detalla en el formulario Conozca a su Proveedor persona natural o jurídica.
Señales de alerta, que puede presentar alguno de los proveedores, deberá ser notificado de inmediato al Oficial de Cumplimiento, ya que se podría considerar como una inusualidad:

4. LA INFORMACION
Compañía de Seguros Cóndor reportará y entregará toda información requerida por la Unidad de Análisis Financiero y mantendrá los archivos físicos y digitalizados de la información a la que se refiere las letras c), d) y e) del artículo 3 de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.

Se reportará a la Superintendencia de Bancos de Seguros la información por ellos requerida en los formatos preestablecidos y sobre los reportes remitidos a la Unidad de Análisis Financiero.
La información que se genera para los reportes de la Unidad de Análisis Financiero y Superintendencia de Bancos y Seguros, constarán con sus respaldos documentados, el manejo y custodia de dicha información es de la Unidad de Cumplimiento.

Toda información generada por la Unidad de Cumplimiento se mantendrá en la empresa por un lapso de 10 años, cumpliendo con la disposición de la Ley General de Seguros y la Resolución de la Unidad de Análisis Financiero.
 
La información que sea requerida por el Secretario Ejecutivo del Consejo Nacional de Control de Sustancia Estupefacientes y Psicotrópicas, CONSEP y/o Director General de la Unidad de Análisis Financiero – UAF, será remitida directamente a cada uno de ellos en base a su solicitud.

Compañía de Seguros Cóndor, mantendrá la información generada por operaciones inusuales e injustificada detectadas, con todos los soportes necesarios que identifiquen los responsables del análisis realizado y las conclusiones de cada caso.

5. Estructura Organizacional, para prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos

Obligaciones y funciones de la Junta Directiva
El directorio de Compañía de Seguros Cóndor S.A., en lo relativo a prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos tendrá como mínimo las siguientes obligaciones y funciones:

1. Aprobar y emitir las políticas generales para la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos en el marco de las disposiciones establecidas en las leyes y resoluciones que nos regulan;
2. Aprobar el código de ética en relación a la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;
3. Aprobar el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y sus actualizaciones;
4. Aprobar en enero de cada año, el plan de trabajo anual de la unidad de cumplimiento en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, así como el informe de esta unidad correspondiente al año inmediato anterior;
5. Llevar a conocimiento de la Junta General de Accionistas, los documentos referidos en el numeral anterior;
6. Designar al oficial de cumplimiento y a su respectivo suplente, de conformidad con el perfil y requisitos para ocupar el cargo, y removerlo de sus funciones, cuando existan los méritos para ello. La gestión de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos será de responsabilidad exclusiva del directorio de la entidad en tanto no se disponga de un oficial de cumplimiento debidamente calificado por la Superintendencia de Bancos y Seguros. Las empresas de seguros que operan en un solo ramo y las compañías de reaseguro que cuentan con una estructura organizacional pequeña, no están obligadas a nombrar oficial de cumplimiento suplente, previa autorización de la Superintendencia de Bancos y seguros, siempre y cuando la entidad justifique en forma argumentada dicho pedido;
7. Designar a los miembros del comité de cumplimiento;
8. Aprobar el procedimiento de control y las instancias responsables con funcionarios de la alta gerencia para la vinculación de los clientes que por sus características, actividades que desempeñan, operaciones que realizan, entre otros, puedan considerarse mayormente expuestos al riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;
9. Conocer y realizar un seguimiento de las resoluciones adoptadas por el comité de cumplimiento, dejando expresa constancia en el acta respectiva;
10. Aprobar la adquisición de los recursos técnicos y la contratación de los recursos humanos necesarios para implementar y mantener los procedimientos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;
11. Designar la instancia responsable del diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos para la oportuna detección de las operaciones inusuales e injustificadas, con un valor técnico que vaya en función de la información pública disponible y la mínima solicitada en la resolución vigente;
12. Determinar las sanciones administrativa internas para quien incumpla los procesos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, y verificar su cumplimiento; y,
13. Aprobar la metodología general de la matriz de riesgo de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y cuantitativos para la oportuna detección de las operaciones inusuales e injustificadas que presente el comité de cumplimiento.

Obligaciones y funciones del Comité de Cumplimiento
El comité de cumplimiento está conformado por los siguientes funcionarios:
Representante Legal. Vicepresidente del Directorio. Auditor Interno
Sub-Gerente Comercial
Sub- Gerente de Riesgo Oficial de Cumplimiento Asesor Legal- Secretario
 
Los funcionarios delegados cuentan con el mismo poder de decisión que los titulares y no exime de su responsabilidad al titular.

Los miembros permanentes del comité detallados anteriormente tendrán voz y voto, excepto el responsable de control interno que participará únicamente con voz pero sin voto.

El comité de cumplimiento estará presidido por un representante del directorio y en su ausencia, asumirá la presidencia el representante legal o su delegado.

El asesor legal será el secretario del comité, elaborará las actas de todas las sesiones en forma cronológica y debidamente numeradas.

El comité sesionará de manera ordinaria una vez al mes y extraordinariamente cuando el presidente lo convoque por iniciativa propia o por pedido de por lo menos dos de sus miembros, o ante el requerimiento del oficial de cumplimiento para el pronunciamiento de una inusualidad injustificada.

En la convocatoria constará el orden del día y se la realizará por lo menos con cuarenta y ocho horas de anticipación, excepto cuando se trate de sesiones extraordinarias.

El quórum para la sesiones se establecerá con la asistencia de por lo menos la mitad mas uno de sus miembros del comité de cumplimiento con derecho a voto.

Las decisiones se tomarán con el voto mayoritario de los miembros del comité de cumplimiento; en caso de empate, el presidente del comité tendrá voto dirimente.

El Comité de Cumplimiento de Compañía de Seguros Cóndor S.A., en lo relativo a prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos tendrá como mínimo las siguientes obligaciones y funciones:
1. Proponer al directorio las políticas generales de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos;
2. Someter a aprobación del directorio, el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, así como sus reformas y actualizaciones;
3. Recibir, analizar y pronunciarse sobre cada uno de los puntos que contenga el informe mensual del oficial de cumplimiento y realizar seguimiento a las labores que desempeña este funcionario dejando expresa constancia en la respectiva acta;
4. Recibir, analizar y pronunciarse sobre los informes de operaciones inusuales e injustificadas reportadas por el oficial de cumplimiento, para si fuere el caso, trasladarlos a conocimiento de la Unidad de Análisis Financiera – UAF;
5. Prestar eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento;
6. Emitir recomendaciones al oficial de cumplimiento sobre la aplicación de las políticas de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y efectuar el seguimiento del acatamiento de las mismas;
7. Proponer la imposición de sanciones administrativas internas por el incumplimiento de los procesos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, previo al proceso correspondiente;
8. Presentar al directorio la metodología general de la matriz de riesgo de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y aprobar al menos semestralmente las actualizaciones de los criterios, categorías y ponderaciones de riesgos constantes en la matriz de riesgos;
9. Presentar al directorio las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y cuantitativos para la oportuna detección de las operaciones inusuales e injustificadas; y
10. Aprobar los mecanismos suficientes y necesarios para que las empresas de seguros y compañías de reaseguros mantengan sus bases de datos actualizadas y depuradas, para que puedan ser utilizadas de manera eficiente y oportuna en las labores de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;

En caso de incumplimiento de las funciones señaladas en los puntos anteriores, la Superintendencia de Bancos y Seguros sancionará a los integrantes del comité de cumplimiento sobre la base de lo dispuesto en la ley.

Obligaciones y Funciones de la Unidad de Cumplimiento
Compañía de Seguros Cóndor S.A., cuenta con la Unidad de Cumplimiento, conformada por los Oficiales de Cumplimiento principal y suplente, quienes están debidamente calificados por la Superintendencia de Bancos y Seguros.

La Unidad de Cumplimiento, depende directamente del Directorio, su actividad principal es la de proteger a la entidad y de prevenir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos en los productos y servicios que ofrece la Empresa; así como es responsable de velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y normativas, manuales y políticas internas, practicas, procedimientos y controles internos en materia de prevención de lavado de activos, por parte de todos y cada uno de los miembros de la empresa.

Para el cumplimiento de sus objetivos, cuenta con una estructura administrativa de apoyo independiente de cualquier área; las unidades comerciales, técnicas, riesgos, sistemas, recursos humanos y contraloría, entre otras, están obligadas a proporcionar la información y accesos solicitados por el oficial de cumplimiento. La Unidad de Cumplimiento podrá realizar visitas de inspección a sucursales, con el objetivo de verificar el cumplimiento de las normas de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

Los Oficiales de Cumplimientos deberán notificar hasta el 31 de Marzo de cada año a la Superintendencia de Bancos y Seguros la siguiente información:

Nombre de la empresa que presta sus servicios;
Dirección, casilla, número telefónico, fax y dirección de correo electrónico, tanto de la empresa como sus datos personales; y, Nuevos títulos académicos obtenidos y el detalle de los cursos de capacitación sobre prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos efectuados en el último año, de ser el caso.
El incumplimiento de informar sobre la actualización de los datos de los oficiales de cumplimiento, serán sancionados pecuniariamente conforme lo dispone la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero.
La Unidad de Cumplimiento de Compañía de Seguros Cóndor S.A., en lo relativo a prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos tendrá como mínimo las siguientes funciones:
1. Elaborar y actualizar el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, para conocimiento del comité de cumplimiento y para su posterior aprobación por parte del directorio;
2. Vigilar que el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y sus modificaciones sea divulgado entre todo el personal;
3. Coordinar con la administración la elaboración de la planificación de cumplimiento en prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos de la empresa;
4. Remitir a la Superintendencia de Bancos y Seguros el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos y sus reformas, aprobado por el directorio;
5. Elaborar y remitir, hasta el 31 de enero de cada año, a la Superintendencia de Bancos y Seguros el plan de trabajo de la unidad de cumplimiento para el nuevo año, así como el informe de cumplimiento de los objetivos de la empresa en materia de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos del año inmediato anterior, debidamente aprobado por el directorio;
6. Verificar el cumplimiento de las disposiciones relacionadas a la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos contenidas en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento del Delito, en el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, en el Código de Ética, y en otras normas aplicables;
7. Formular las estrategias de la empresa para establecer los controles necesarios sobre la base del grado de exposición al riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;
8. Proponer que las políticas, procesos y procedimientos respecto de la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos sean adecuados y actuales:
9. Verificar la aplicación de procedimientos específicos para prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos por parte de los empleados;
10. Controlar permanentemente el cumplimiento de las políticas “Conozca a su Accionista”, “Conozca a su Cliente”, “Conozca su Empleado”, “Conozca su Mercado”, “Conozca su prestador de servicios de seguros” y “Conozca a su Proveedor”;
11. Verificar permanentemente, en coordinación con los responsables de las diferentes áreas de la empresa, que todas las operaciones cuenten con los documentos de soporte definidos en el presente manual;
12. Coordinar los esfuerzos de monitoreo con las distintas áreas de la empresa, identificando las fallas en el programa de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;
13. Monitorear permanentemente las operaciones que se realizan en la empresa, a fin de detectar las inusuales e injustificadas;
14. Recibir los informes de operaciones económicas inusuales e injustificadas, de acuerdo al mecanismo implementado por la empresa en el manual de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;
15. Realizar el análisis de las operaciones económicas inusuales e injustificadas, detectadas y reportadas por quien tramita, registra o controla la operación, para sobre esta base y con los documentos de sustento suficiente, preparar el correspondiente informe al comité de cumplimiento, quienes deberán reunirse inmediatamente, ante convocatoria del oficial de cumplimiento, a fin de determinar la procedencia o no de remitirlo a la Unidad de Análisis Financiero UAF;
16. Dejar constancia de lo actuado sobre las operaciones mencionadas en los numerales anteriores, informes y documentos que, con las seguridades previstas en este capítulo, deben conservarse por un tiempo mínimo de diez años;
17. Vigilar que el reporte de operaciones inusuales e injustificadas a la Unidad de Análisis Financiera UAF se lo realice de manera adecuada y oportuna;
18. Orientar la conservación de los documentos relativos a la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, de modo que éstos sean archivados de acuerdo a las seguridades previstas en este capítulo;
19. Presentar al comité de cumplimiento, los informes sobre operaciones económicas inusuales e injustificadas, intentadas o realizadas. El informe mensual y anual de gestión deben referirse como mínimo a los resultados de los procesos de cumplimiento y actividades desarrolladas, sugiriendo acciones de mejoramiento;
20. Absolver consultas del personal de la empresa, relacionadas con la naturaleza de las operaciones frente a la actividad del cliente;
21. Reportar al comité de cumplimiento, el cometimiento de faltas o errores que resultaren del incumplimiento de los procesos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos por parte de accionistas, directores, funcionarios o empleados de la empresa;
22. Coordinar el desarrollo de programas de capacitación inicial y continua sobre prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos para los empleados que contrate la empresa y para los demás funcionarios, respectivamente;
23. Cumplir con el rol de enlace con autoridades e instituciones en asuntos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;
24. Utilizar estadísticas sobre la base de la información que se deriva de los factores y criterios de riesgos determinados en las matriz de riesgo;
25. Colaborar con la instancia designada por el directorio en el diseño de metodología, modelo e indicadores cualitativos y/o cuantitativos para la oportuna detección de operaciones inusuales e injustificadas;
26. Emitir un informe sobre los nuevos productos y servicios que vaya a implementar la entidad en forma previa a su aprobación por el comité de cumplimiento. Dicho informe expresará la opinión sobre la suficiente de las políticas, procesos y procedimientos que se establezca para la aplicación de estos productos y servicios; respecto de las acciones o medidas de identificación y control de los riesgos asociados con el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;
27. Proponer al comité de cumplimiento los mecanismos suficientes y necesarios, para que la empresa mantenga su base de datos actualizada y depurada, con el fin de que pueda ser utilizada de manera eficiente y oportuna en la aplicación de las políticas de prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos;
28. Coordinar e informar al comité de cumplimiento sobre la aplicación de los mecanismos suficientes y necesarios para que la empresa mantenga su base de datos actualizada;
29. Verificar e informar sobre el establecimiento de perfiles operacionales y de comportamiento actualizados de todos los clientes de la institución; y,
30. Otras que establezcan la empresa que coadyuven a prevenir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.

La ausencia temporal o definitiva del Oficial de Cumplimiento principal será asumida por el Oficial de Cumplimiento suplente. La ausencia definitiva de cualquier Oficial de Cumplimiento principal o suplente deberá ser notificada a la Superintendencia de Bancos y Seguros en un plazo máximo de 3 días de ocurrido la ausencia definitiva. Se deberá asignar a un nuevo Oficial de Cumplimiento, quien se someterá a calificación de la Superintendencia de Bancos y Seguros.

En caso de no cubrir la vacante, la responsabilidad de la Unidad de Cumplimiento, recae sobre los miembros del directorio, hasta que nombren un nuevo Oficial de Cumplimiento calificado por la Superintendencia de Bancos y Seguros.

La ausencia temporal no podrá ser mayor de 30 días salvo casos justificados y se calcula a partir del primer día de ausencia.

6. DISPOSICIONES GENERALES
 
Las personas naturales y jurídicas que conforman el sistema de seguro privado, deben aplicar las disposiciones contenidas en el presente manual de políticas y procedimiento de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos establecidos por la Compañía de Seguros Cóndor.

El Contralor o quien efectúe esa labor al interior de la institución y auditores externos, están obligados a verificar que la empresa cumpla estrictamente con lo dispuesto en este manual y a informar oportunamente, tanto a los directores y administradores de la empresa como a la Superintendencia de Bancos y Seguros la existencia de inobservancias e irregularidades.

Dichos informes contarán con un capítulo especial referido a la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, dejando constancia detallada de las evaluaciones efectuadas a las gestiones realizadas por el directorio, por el comité de cumplimiento, por el oficial de cumplimiento y por cualquier otro funcionario.

El informe de los auditores externos además contendrá un detalle sobre la evaluación a la gestión del Contralor o quien efectúe esa labor al interior de la empresa.
Todos los informes sustentarán el nivel de cumplimiento de las políticas y procedimientos de prevención, así como de la evaluación sobre la aplicación de la calidad de la información de sus clientes, establecimiento de perfiles operativos y de comportamiento, detección de operaciones inusuales y de reportes de las operaciones inusuales e injustificadas.

Las personas naturales y jurídicas que conforman el sistema de seguro privado, aplicarán las disposiciones de este capítulo en lo relacionado a la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, las que prevalecerán sobre otras normas que se le opongan.

Independientemente de las señales de alerta que puedan generar las empresa, de conformidad con lo establecido en el artículo 27 de la resolución JB-2012-2147, se deberá considerar las señales de alerta mínimas establecidas por la Superintendencia de Bancos y Seguros en la circular INJ-DNE-SPLA-2011-015.

La Superintendencia de Bancos y Seguros dentro del ejercicio de sus atribuciones legales verificará el cumplimiento de lo prescrito en la resolución actual emitida por la Junta Bancaria, supervisará y sancionará a sus infractores de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 de la Ley General de Seguros, sin perjuicio de comunicar del particular a las autoridades judiciales competentes.

7. DISPOSICONES PARTICULARES
 
Es obligación de todos los Directivos, Ejecutivos, Funcionarios y Colaboradores de la Compañía apoyar la gestión del Oficial de Cumplimiento sobre la prevención de lavado de activo que implemente en la empresa a nivel nacional.

No podrá contratar con terceros las funciones asignadas al oficial de cumplimiento. Si se contrata con terceros procesos de actualización de información, la entidad deberá implementar procedimientos legales que garanticen la confidencialidad y reserva de los datos del cliente.

La empresa no debe entablar ni mantener relaciones de prestación de servicios con reaseguradoras o intermediarios de reaseguros pantalla.

La empresa aplicará sus políticas, procesos y procedimientos de control interno para prevenir que a través de ella se realicen actividades tendientes a financiar el terrorismo, observando los principios internacionales vigentes sobre la materia.

8. PROHIBICIONES Y SANCIONES
El incumplimiento de las disposiciones sobre prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos por parte de la Compañía de Seguros Cóndor, será sancionado de acuerdo a la Ley de prevención, detección y erradicación del delito de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos, que indica:

Multa de quinientos a veinte mil dólares de los Estados Unidos deAmérica.

La sanción no exime del cumplimiento de la obligación.

La reincidencia dará lugar a imposición del máximo de la multa de veinte mil dólares. Para el efecto la Unidad de Análisis Financiero UAF informará, en el plazo de cinco días, acerca del incumplimiento al respectivo organismo de control, con la finalidad de que éste sancione de conformidad con la Ley y la normativa pertinente.

Estas sanciones serán dispuestas por la Superintendencia de Bancos y Seguros.
Prohibiciones para directivos, ejecutivos, funcionarios y empleados de la empresa:
Revelar datos contenidos en los informes, o entregar a personas no relacionadas con las funciones de control, información alguna respecto a los negocios o asuntos de la empresa, obtenidos en el ejercicio de sus funciones.
 
Dar a conocer a personas no autorizadas los informes sobre operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas; y,
Delegar el ejercicio de su cargo. (aplicable únicamente al oficial de cumplimiento).

Sanciones:
El incumplimiento por parte de los directivos, ejecutivos, funcionarios y empleados de la empresa, sobre las políticas y procedimientos emitidos en el presente manual, será sancionado de acuerdo al Código de ética y Reglamento Interno, dando lugar a la terminación de la relación laboral o contractual, sin enervar las acciones civiles o penales que pueden deducir o iniciar la Compañía hacia él o los responsables.
Por el incumplimiento de sus funciones, la Superintendencia de Bancos y Seguros sancionará a los integrantes del comité de cumplimiento sobre la base de lo dispuesto en la Ley.
Los oficiales de Cumplimiento serán sanciones:

Amonestación escrita, cuando del análisis de su gestión se evidencia negligencia leve en el cumplimiento de sus funciones;

Sanción pecuniaria, cuando del análisis de su gestión se evidencia que:
  • Se presente por segunda ocasión negligencia leve en el cumplimiento de sus funciones dentro de un lapso de doce meses.
  • Se evidencia negligencia media grave en el lapso de doce meses.
  • Y se le atribuya incumplimiento injustificado en la entrega de la información requerida por el organismo de control;
  • Suspensión temporal cuando:
  • Haya incurrido por segunda ocasión en negligencia media grave y por tercera ocasión en negligencia leve, dentro de un lapso de doce meses;
  • Cuando el perfil del Oficial de Cumplimiento calificado por la Superintendencia de Bancos y Seguros se enmarque en las prohibiciones establecidas en el artículo 43, en el numeral 43.9;

Descalificación. Habrá lugar a remoción del cargo cuando:
  • Del análisis de su gestión se evidencia negligencia grave en el cumplimiento de sus funciones;
  • Haya proporcionado información adulterada o falsa;
  • Haya incurrido por tercera ocasión en negligencia grave y por
cuarta negligencia leve dentro de un lapso de doce meses;
  • Cuando el Oficial de Cumplimiento calificado por la Superintendencia de Bancos y Seguros se enmarque en las prohibiciones establecidos en la resolución actual de la Junta Bancaria el artículo 43, con excepción de las contempladas en los numerales 43.4, 43.8, 43.9 y 43.10 en el caso del numeral 43.9 su remoción será temporal hasta que se dicte sentencia;
 
La descalificación será mediante resolución y determinará que el sancionado no pueda ejercer ninguna función en las unidades de cumplimiento de las entidades que conforman los sistemas controlados por la Superintendencia de Bancos y Seguros.